Wohnungsübergabe bei Einzug: Protokoll für Vermieter (2026)
Wohnungsübergabe bei Einzug: Protokoll für Vermieter
Gesetzlich nicht Pflicht, aber ohne unterschriebenes Einzugsprotokoll tragen Sie die volle Beweislast.
Erfassen Sie Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, jeden vorhandenen Mangel mit Foto, die Anzahl der übergebenen Schlüssel je Art und den Zustand Raum für Raum, und lassen Sie beide Seiten unterschreiben.
§§ 538, 551 BGBIn 60 Sekunden
Ein Übergabeprotokoll beim Einzug ist gesetzlich nicht Pflicht, aber Ihr wichtigstes Beweismittel.
Die Beweislast für den Zustand der Wohnung bei der Übergabe liegt bei Ihnen als Vermieter.
Für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB). Einbehalten dürfen Sie nur für echte Schäden, die während der Mietzeit entstanden sind.
Diesen Vergleich liefert nur das Einzugsprotokoll: Es belegt, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde.
Was im Einzugsprotokoll nicht vermerkt ist, gilt später als mangelfrei übergeben.
Der Gesetzestext
Eine Pflicht zum Übergabeprotokoll kennt das Gesetz nicht. § 538 BGB nimmt den Mieter für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch aus der Haftung; wollen Sie nach § 551 BGB etwas von der Kaution einbehalten, müssen Sie beweisen, dass ein echter Schaden vorliegt, dass er über die normale Abnutzung hinausgeht und dass er während der Mietzeit entstanden ist.
Einzugsprotokoll und Auszugsprotokoll
Erst beide zusammen ergeben den Vergleich, auf dem ein Kautionseinbehalt rechtlich tragfähig ruht.
| Beim Einzug | Beim Auszug | |
|---|---|---|
| Zweck | Ausgangszustand festhalten | Veränderungen feststellen |
| Zählerstände | Startwerte erfassen | Endwerte erfassen |
| Mängel | vorhandene notieren (entlasten den Mieter) | neue notieren (Grundlage für Einbehalt) |
| Schlüssel | Ausgabe dokumentieren | Rückgabe prüfen |
| Beweiswert | belegt den Anfangszustand | belegt den Endzustand |
Das Einzugsprotokoll ist die Hälfte, die viele Vermieter vergessen – und ohne die der Auszug nichts beweist.
Den allgemeinen Aufbau und die Übergabe beim Auszug finden Sie im Ratgeber Übergabeprotokoll für Vermieter. Wo die Grenze zwischen Abnutzung und Schaden verläuft, steht in Abnutzung oder Schaden.
Was das für die beiden Seiten heißt
- Bestehen Sie darauf, dass jeder vorhandene Mangel einzeln eingetragen wird: er entlastet Sie später.
- Lesen Sie die Zählerstände gemeinsam ab und prüfen Sie die notierten Werte.
- Lassen Sie die Schlüsselzahl je Art festhalten.
- Nehmen Sie eine unterschriebene Kopie mit.
- Führen Sie das Einzugsprotokoll auch dann, wenn die Übergabe freundlich verläuft.
- Beschreiben Sie Mängel konkret: Lage, Art, Umfang, nicht „Kratzer im Wohnzimmer“.
- Fotografieren Sie jeden Raum und jeden Mangel, datiert.
- Holen Sie beide Unterschriften; ein einseitiges Protokoll hat kaum Beweiswert.
Häufige Fehler
Beim Auszug fehlt dann der Vergleichsmaßstab, und der Anspruch scheitert an der Beweislast, selbst wenn der Schaden tatsächlich vom Mieter stammt.
Streit über Verbrauch und Nebenkosten ist vorprogrammiert.
„Kratzer im Wohnzimmer“ statt Lage, Größe und Foto ist im Streit fast wertlos.
Nachschlüssel und Austauschkosten lassen sich nicht zuordnen, und ein einseitiges Protokoll hat kaum Beweiswert.
Nächste Schritte
Datum, Ort und die Namen beider Seiten eintragen.
Zählerstände für Strom, Gas und Wasser beidseitig ablesen und notieren.
Schlüssel je Art einzeln zählen (Wohnung, Haustür, Keller, Briefkasten, Garage).
Zustand Raum für Raum aufnehmen, Wände, Böden, Fenster, Bad, Küche, Einbauten, und jeden vorhandenen Mangel konkret beschreiben. Mit BildProof in etwa zwei Minuten pro Raum →
Zu jedem Raum und jedem Mangel datierte Fotos anfertigen und beide Seiten unterschreiben lassen.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll beim Einzug Pflicht?
Nein. Kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll beim Einzug zwingend vor, und Aufbau und Inhalt sind nicht geregelt. Eine Pflicht kann sich nur aus einer ausdrücklichen Vereinbarung im Mietvertrag ergeben. Empfohlen ist es trotzdem dringend: Es ist im Streitfall das entscheidende Beweismittel für den Zustand der Wohnung bei Einzug.
Was gehört in ein Einzugsprotokoll?
Datum und Ort, die Namen von Vermieter und Mieter, die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, die Anzahl der übergebenen Schlüssel je Art, der Zustand Raum für Raum und jeder vorhandene Mangel – einzeln und konkret beschrieben, möglichst mit Foto. Am Ende unterschreiben beide Parteien.
Was passiert mit Mängeln, die ich erst beim Einzug entdecke?
Tragen Sie jeden vorhandenen Mangel ins Einzugsprotokoll ein. Was dort als Mangel vermerkt ist, können Sie dem Mieter später nicht anlasten – und was als mangelfrei abgezeichnet ist, gilt als so übergeben. Verdeckte Mängel, die beim Termin nicht erkennbar waren (z. B. Schimmel hinter einem Schrank), kann der Mieter auch nachträglich melden.
Brauche ich Fotos beim Einzug?
Fotos sind nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen. Datierte Fotos zu jedem Raum und jedem Mangel machen den Zustand bei Einzug nachweisbar. Beim Auszug bilden sie den Vergleichsmaßstab dafür, ob ein Schaden während der Mietzeit neu entstanden ist.
Warum entscheidet das Einzugsprotokoll über die Kaution?
Weil Sie beim Auszug beweisen müssen, dass ein Schaden über die normale Abnutzung hinausgeht und während der Mietzeit entstanden ist (§ 538 BGB). Erst der Vergleich zwischen Einzugs- und Auszugszustand liefert diesen Beweis. Ohne Einzugsprotokoll können Sie nicht belegen, dass der Mangel neu ist – und ein Einbehalt von der Kaution (§ 551 BGB) scheitert an der Beweislast.
Diese Seite gibt allgemeine Informationen zum Stand des angegebenen Datums. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.