Übergabeprotokoll für Vermieter: richtig dokumentieren (2026)
Übergabeprotokoll für Vermieter: richtig dokumentieren
Gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber ohne unterschriebenes Protokoll tragen Sie die Beweislast.
Halten Sie Zählerstände, Schlüsselzahl, Räume und jeden Mangel fest, fotografieren Sie alles und lassen Sie beide Parteien unterschreiben: einmal beim Einzug und einmal beim Auszug.
§§ 535, 538 BGBIn 60 Sekunden
Ein Übergabeprotokoll ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, und es gibt keine Vorgaben zu seinem Aufbau. Trotzdem ist es Ihr wichtigstes Beweismittel.
Übergeben Sie die Wohnung, schulden Sie sie in vertragsgemäßem Zustand (§ 535 Abs. 1 BGB).
Für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB). Laufspuren, kleine Kratzer oder verblasste Wandfarbe sind keine Schäden.
Einbehalten dürfen Sie nur, wenn Sie beweisen, dass ein echter Schaden vorliegt und während der Mietzeit entstanden ist.
Diesen Vergleich liefert nur ein Protokoll: Einzugszustand gegen Auszugszustand. Fehlt das Einzugsprotokoll, scheitert der Anspruch an der Beweislast.
Der Gesetzestext
Nach § 535 Abs. 1 BGB schulden Sie dem Mieter die Wohnung in vertragsgemäßem Zustand. Nach § 538 BGB hat der Mieter Veränderungen oder Verschlechterungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, nicht zu vertreten. Eine Pflicht zum Übergabeprotokoll oder Vorgaben zu seinem Aufbau kennt das Gesetz nicht.
Einzug und Auszug. Was sich unterscheidet
Erst beide Protokolle zusammen ergeben den Vergleich, auf dem ein Kautionseinbehalt rechtlich tragfähig ruht.
| Beim Einzug | Beim Auszug | |
|---|---|---|
| Zweck | Ausgangszustand festhalten | Veränderungen feststellen |
| Zählerstände | Startwerte erfassen | Endwerte erfassen |
| Mängel | vorhandene notieren (entlasten den Mieter) | neue notieren (Grundlage für Einbehalt) |
| Schlüssel | Ausgabe dokumentieren | Rückgabe prüfen |
| Beweiswert | belegt den Anfangszustand | belegt den Endzustand |
Die Übergabe beim Einzug behandelt der Ratgeber Wohnungsübergabe beim Einzug im Detail. Welchen Beweiswert das Protokoll im Prozess hat, steht in Übergabeprotokoll vor Gericht.
Was das für die beiden Seiten heißt
- Bestehen Sie darauf, dass vorhandene Mängel einzeln eingetragen werden.
- Lesen Sie die Zählerstände gemeinsam ab und gegenprüfen Sie die Werte.
- Lassen Sie sich eine unterschriebene Kopie aushändigen.
- Prüfen Sie beim Auszug, ob abgerechnete Positionen nicht normale Abnutzung sind.
- Führen Sie das Protokoll zweimal, beim Einzug und beim Auszug.
- Beschreiben Sie jeden Mangel einzeln und konkret; kein „diverse Schäden“.
- Fotografieren Sie jeden dokumentierten Punkt, datiert.
- Holen Sie beide Unterschriften.
Häufige Fehler
Damit fehlt der Vergleichsmaßstab für den Auszug, und Sie verlieren den Kautionsstreit regelmäßig, selbst wenn der Schaden tatsächlich vom Mieter stammt.
„Kratzer im Wohnzimmer“ statt Lage, Größe und Foto.
Streit über Nebenkosten ist vorprogrammiert, und Nachschlüssel lassen sich nicht zuordnen.
Das verstößt gegen § 538 BGB. Und ein Protokoll mit nur einer Unterschrift hat kaum Beweiswert.
Nächste Schritte
Datum, Ort und die Namen aller Anwesenden eintragen.
Zählerstände für Strom, Gas und Wasser beidseitig ablesen und gegenprüfen.
Schlüssel je Art einzeln zählen und den Zustand Raum für Raum aufnehmen. Mit BildProof in etwa zwei Minuten pro Raum →
Jeden Mangel einzeln beschreiben, datierte Fotos beifügen und beide Seiten unterschreiben lassen.
Häufige Fragen
Ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich Pflicht?
Nein. Kein Paragraph schreibt ein Übergabeprotokoll zwingend vor, und Aufbau und Inhalt sind nicht gesetzlich geregelt. Trotzdem ist es dringend zu empfehlen: Ohne unterschriebenes Protokoll müssen Sie als Vermieter den Zustand der Wohnung bei Übergabe auf anderem Weg beweisen – und tragen dafür die volle Beweislast.
Was muss in ein Übergabeprotokoll für die Wohnung?
Datum und Ort, die Namen aller Anwesenden, die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser, die Anzahl der übergebenen Schlüssel sowie eine genaue Beschreibung jedes Mangels – möglichst mit Fotos. Am Ende unterschreiben beide Parteien.
Brauche ich ein Protokoll bei Einzug UND Auszug?
Ja, beide. Erst der Vergleich zwischen Einzugs- und Auszugsprotokoll zeigt, ob ein Schaden während der Mietzeit entstanden ist. Ohne Einzugsprotokoll können Sie nicht beweisen, dass ein Mangel beim Auszug neu ist – und können ihn dann nicht von der Kaution einbehalten.
Kann ich normale Abnutzung von der Kaution abziehen?
Nein. Für Veränderungen durch vertragsgemäßen Gebrauch haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB). Dazu zählen z. B. leichte Laufspuren im Teppich, kleine Kratzer im Parkett oder verblasste Wandfarbe. Nur echte Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen, dürfen Sie verrechnen.
Was passiert, wenn der Mieter das Protokoll nicht unterschreibt?
Ein einseitig erstelltes Protokoll hat kaum Beweiswert. Sein Vorteil entsteht erst durch die gemeinsame Unterschrift beider Parteien. Verweigert der Mieter die Unterschrift, dokumentieren Sie Zustand, Zählerstände und Mängel mit datierten Fotos und idealerweise einem Zeugen.
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