Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt und fristgerecht
Was in die Abrechnung gehört und bis wann sie beim Mieter sein muss.
Stellen Sie die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums nachweisbar zu. Sie zeigt die umlagefähigen Kosten, den Verteilerschlüssel, die Vorauszahlungen und das Ergebnis.
Was gehört in die Nebenkostenabrechnung?
Eine Abrechnung muss der Mieter nachvollziehen können. Diese Angaben braucht sie.
- 1
Umlagefähige Kosten
Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr und Hausreinigung.
- 2
Verteilerschlüssel
Der Schlüssel muss dem Mietvertrag entsprechen.
- 3
Heizung und Warmwasser
Diese Kosten rechnen Sie nach der HeizkostenV ab.
- 4
Vorauszahlungen
Ziehen Sie die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters ab.
- 5
Ergebnis
Nennen Sie Nachzahlung oder Guthaben, bei einer Nachzahlung mit Zahlungsfrist.
- 6
Nachweisbare Zustellung
Etwa per Einwurf-Einschreiben, damit Sie den Zugang beweisen können.
Warum das wichtig ist
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Rechnen Sie nach Kalenderjahr ab, ist der 31. Dezember des Folgejahres der letzte Tag. Danach ist die Nachzahlung verloren, ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Versicherungen. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig.
Was passiert bei Fehlern in der Abrechnung?
Formelle Fehler wie ein fehlender Verteilerschlüssel machen die Abrechnung unwirksam. Inhaltliche Fehler dürfen Sie innerhalb der 12-Monats-Frist korrigieren, danach nur noch zugunsten des Mieters.
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