Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter (2026)
Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter
Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Die Abrechnung muss umlagefähige Kosten, den Verteilerschlüssel, die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis klar ausweisen. Versäumen Sie die Frist, können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen.
§ 556 Abs. 3 BGBIn 60 Sekunden
Die Abrechnung muss den Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen (§ 556 Abs. 3 BGB).
Versäumen Sie die Frist, verlieren Sie den Anspruch auf eine Nachzahlung; ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen bestehen.
Umlagefähig sind nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV: Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen tragen Sie selbst.
Standard-Verteilerschlüssel ist die Wohnfläche; Heizung und Warmwasser folgen der HeizkostenV mit 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch.
Die Abrechnung muss umlagefähige Kosten, den Verteilerschlüssel, die geleisteten Vorauszahlungen und das Ergebnis nachvollziehbar ausweisen.
Der Gesetzestext
Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Welche Kostenarten umlagefähig sind, listet Nebenkostenabrechnung prüfen im Detail auf. Für die Heizkosten gilt die eigene Systematik der HeizkostenV: siehe Heizkostenabrechnung erstellen.
1. Frist prüfen (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.
Bitte Abrechnungsjahr und Zugangsdatum angeben.
2. Posten prüfen (§ 2 BetrKV)
Wählen Sie die Posten aus Ihrer Abrechnung. Wir zeigen, was umlagefähig ist – und was der Vermieter selbst tragen muss.
Tippen Sie die Posten an, die in Ihrer Abrechnung auftauchen.
Dieser Rechner gibt eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Was das für die beiden Seiten heißt
- Prüfen Sie, ob die Abrechnung fristgerecht bei Ihnen war.
- Gleichen Sie jede Position gegen § 2 BetrKV ab.
- Prüfen Sie den Verteilerschlüssel und Ihre Vorauszahlungen.
- Beanstanden Sie schriftlich innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang.
- Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest, in der Regel zwölf Monate, meist das Kalenderjahr.
- Sammeln Sie nur umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV.
- Wenden Sie den Verteilerschlüssel konsequent an und ziehen Sie die Vorauszahlungen ab.
- Stellen Sie nachweisbar zu, etwa per Einwurf-Einschreiben.
Häufige Fehler
Der Anspruch auf die Nachzahlung entfällt; das Guthaben des Mieters bleibt bestehen.
Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen tragen Sie selbst (§ 1 Abs. 2 BetrKV).
Er muss dem Mietvertrag entsprechen und konsequent angewandt sein.
Die Summe muss dem tatsächlich Gezahlten entsprechen, und Leerstandskosten tragen Sie.
Nächste Schritte
Abrechnungszeitraum festlegen, in der Regel zwölf Monate.
Umlagefähige Kosten nach § 2 BetrKV sammeln.
Verteilerschlüssel anwenden; Heizung und Warmwasser nach der HeizkostenV.
Vorauszahlungen abziehen, das Ergebnis mit Zahlungsfrist ausweisen und nachweisbar zustellen.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem Kalenderjahr-Zeitraum ist das der 31. Dezember des Folgejahres. Nach Ablauf können Sie keine Nachzahlung mehr fordern – ein Guthaben des Mieters bleibt aber bestehen.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Nur Betriebskosten nach § 2 BetrKV – z. B. Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom und Versicherungen. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind NICHT umlagefähig.
Welcher Verteilerschlüssel ist richtig?
Sofern im Mietvertrag nichts anderes steht, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Heiz- und Warmwasserkosten müssen zu 50–70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden (HeizkostenV).
Was passiert bei Fehlern in der Abrechnung?
Formelle Fehler (z. B. fehlender Verteilerschlüssel) machen die Abrechnung unwirksam. Inhaltliche Fehler dürfen Sie innerhalb der 12-Monats-Frist korrigieren, danach nur noch zugunsten des Mieters.
Diese Seite gibt allgemeine Informationen zum Stand des angegebenen Datums. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.