Dokumentation gegenüber Eigentümern: Pflichten der Verwaltung (2026)
Dokumentation gegenüber Eigentümern: Pflichten der Verwaltung
Aus dem Verwaltervertrag als Geschäftsbesorgung: benachrichtigen, Auskunft geben, Rechenschaft ablegen, herausgeben (§§ 666, 667 BGB).
Übergabeprotokolle und Fotos gehören damit wirtschaftlich dem Auftraggeber und sind spätestens bei Vertragsende vollständig zu übergeben.
§§ 666, 667 BGBIn 60 Sekunden
Der Verwaltervertrag ist ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB); damit gelten die Pflichten des Beauftragten.
Nach § 666 BGB müssen Sie von sich aus Nachricht geben, auf Verlangen Auskunft über den Stand erteilen und nach Ausführung Rechenschaft ablegen.
Nach § 667 BGB ist alles herauszugeben, was zur Ausführung erlangt oder aus der Geschäftsbesorgung erhalten wurde: Übergabeprotokolle, Fotos und Zählerstände gehören dazu.
Sie sind keine internen Arbeitsmittel der Verwaltung: Spätestens bei Beendigung des Verwaltervertrags sind sie vollständig zu übergeben.
Ein Datenbestand, aus dem sich einzelne Objekte nicht sauber herauslösen lassen, wird genau an dieser Stelle zum Problem.
Der Gesetzestext
Der Beauftragte ist verpflichtet, dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten zu geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft zu erteilen und nach der Ausführung Rechenschaft abzulegen (§ 666 BGB). Er hat dem Auftraggeber alles herauszugeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt (§ 667 BGB).
Was das für die Übergabe konkret bedeutet
| Pflicht | In der Übergabe |
|---|---|
| Nachricht (§ 666 BGB) | Eigentümer über Schäden, Leerstand, Streitfälle informieren |
| Auskunft (§ 666 BGB) | Protokolle und Fotos auf Verlangen zugänglich machen |
| Rechenschaft (§ 666 BGB) | Kautionsabrechnung nachvollziehbar aufschlüsseln |
| Herausgabe (§ 667 BGB) | vollständige Objektakte bei Vertragsende |
| Sorgfalt (§ 280 BGB) | Zustand so dokumentieren, dass Ansprüche durchsetzbar bleiben |
Die Aufbewahrungsdauer bemisst sich an den Fristen: 6 Monate ab Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB), 12 Monate Einwendungsfrist bei den Betriebskosten, 3 Jahre Regelverjährung (§ 195 BGB).
Was das für die beiden Seiten heißt
- Sie haben Anspruch auf dieselbe Fassung des Protokolls und dieselben Fotos wie die Verwaltung.
- Verlangen Sie die Belege, auf die sich eine Kautionsabrechnung stützt.
- Die Aufbewahrungsdauer bemisst sich an den Fristen, die für Sie gelten.
- Ohne nachvollziehbare Aufschlüsselung müssen Sie eine Abrechnung nicht hinnehmen.
- Führen Sie die Objektakte je Einheit, nicht je Kalenderjahr oder Mitarbeiter.
- Informieren Sie den Eigentümer von sich aus über Schäden, Leerstand und Streitfälle.
- Schlüsseln Sie die Kautionsabrechnung nachvollziehbar auf.
- Halten Sie den Bestand so, dass er je Objekt herausgabefähig bleibt.
Häufige Fehler
Sie gehören wirtschaftlich zum Auftrag und sind nach § 667 BGB herauszugeben.
Am Vertragsende wird genau das zum Problem.
§ 666 BGB verlangt Nachricht von sich aus, wenn es die Sache erfordert.
Sechs Monate, zwölf Monate und drei Jahre laufen unterschiedlich, die längste maßgebliche Frist bestimmt die Aufbewahrung.
Nächste Schritte
Die Objektakte je Einheit anlegen: Einzugs- und Auszugsprotokoll mit Fotos, Zählerstände, Schlüssel, Schriftverkehr. Mit BildProof in etwa zwei Minuten pro Raum →
Nachrichten an den Eigentümer proaktiv dokumentieren.
Die Kautionsabrechnung so aufschlüsseln, dass sie als Rechenschaft taugt.
Aufbewahrung an den Fristen ausrichten: 6 Monate (§ 548 Abs. 1 BGB), 12 Monate Einwendungsfrist, 3 Jahre Regelverjährung (§ 195 BGB).
Häufige Fragen
Welche Auskunfts- und Rechenschaftspflichten hat eine Hausverwaltung?
Der Verwaltervertrag ist ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB), auf den § 666 BGB anwendbar ist. Danach schuldet der Verwalter dreierlei: erforderliche Nachrichten zu geben, auf Verlangen Auskunft über den Stand des Geschäfts zu erteilen und nach der Ausführung Rechenschaft abzulegen. Der genaue Umfang ergibt sich ergänzend aus dem jeweiligen Verwaltervertrag.
Wem gehören Übergabeprotokolle und Fotos?
Wirtschaftlich dem Eigentümer. Nach § 667 BGB muss der Beauftragte alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt – dazu zählen die im Rahmen der Verwaltung entstandenen Unterlagen. Spätestens bei Beendigung des Verwaltervertrags sind sie vollständig zu übergeben, nicht nur auszugsweise.
Haftet die Verwaltung, wenn eine Forderung mangels Dokumentation scheitert?
Möglich ist es. Die Verwaltung schuldet die Geschäftsbesorgung mit der gebotenen Sorgfalt; verletzt sie eine Pflicht aus dem Verwaltervertrag schuldhaft, kommt Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 BGB in Betracht. Ob im Einzelfall eine Pflichtverletzung vorliegt, hängt vom konkreten Vertrag und den Umständen ab – pauschal lässt sich das nicht sagen. Unstreitig ist: Ein nie dokumentierter Zustand ist gegenüber dem Eigentümer schwer zu erklären.
Wie lange sollten Übergabeunterlagen aufbewahrt werden?
Mindestens so lange, wie daraus Ansprüche hergeleitet werden können. Ersatzansprüche wegen Verschlechterung der Mietsache verjähren sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB), die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre (§ 195 BGB), und Unterlagen für die Betriebskostenabrechnung werden bis zum Ablauf der Einwendungsfrist von zwölf Monaten benötigt (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Darüber hinaus können steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten greifen.
Muss die Verwaltung dem Eigentümer Einsicht in die Unterlagen geben?
Ja, das ist der Kern der Auskunftspflicht nach § 666 BGB: Der Auftraggeber soll die Ausführung des Geschäfts kontrollieren können. Praktisch heißt das, Übergabeprotokolle, Fotos, Kautionsabrechnungen und Korrespondenz auf Verlangen zugänglich zu machen – in einer Form, die nachvollziehbar ist und nicht erst rekonstruiert werden muss.
Was gehört in eine belastbare Objektakte?
Je Einheit: Mietvertrag samt Anlagen, Einzugsprotokoll mit Fotos, sämtliche Mängelanzeigen und deren Erledigung, Zählerstände zu jedem Wechsel, Schlüsselliste, Auszugsprotokoll mit Fotos, Kautionsabrechnung und die Wohnungsgeberbestätigungen. Entscheidend ist weniger die Vollständigkeit einzelner Dokumente als die lückenlose Kette über die gesamte Mietdauer.
Diese Seite gibt allgemeine Informationen zum Stand des angegebenen Datums. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.