Kautionsabrechnung ohne Streit: Anleitung für Verwaltungen (2026)
Kautionsabrechnung ohne Streit: Anleitung für Verwaltungen
Fast immer aus denselben drei Gründen: Abnutzung mit abgerechnet, Neupreis statt Zeitwert, Positionen nicht nachvollziehbar.
Dazu kommen die Fristen: Ersatzansprüche verjähren sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB), und für die Abrechnung selbst gewährt die Rechtsprechung eine angemessene Prüfungsfrist von in der Regel drei bis sechs Monaten.
§ 538 BGBIn 60 Sekunden
Für normale Abnutzung haftet der Mieter nicht (§ 538 BGB): sie gehört nicht in die Abrechnung.
Gefordert werden darf nur der Zeitwert mit Abzug „neu für alt“, nie der Neupreis.
Jede Position muss nachvollziehbar sein: Raum und Lage, Art der Feststellung, Verweis auf Einzugs- und Auszugsprotokoll, Belege und Fotos als Anlage.
Ohne Einzugsprotokoll ist der Nachweis in der Praxis kaum zu führen. Die Position ist dann unabhängig von ihrer Berechtigung angreifbar.
Sind Betriebskosten noch offen, darf ein angemessener Teil länger einbehalten werden, nicht die volle Kaution; abzurechnen sind auch die Zinsen aus der getrennten Anlage (§ 551 Abs. 3 BGB).
Der Gesetzestext
Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch herbeigeführt werden, hat der Mieter nicht zu vertreten. Positionen, die diese Grenze nicht überschreiten, gehören deshalb nicht in die Kautionsabrechnung.
Abnutzung gegen abrechenbaren Schaden
| Nicht abrechenbar (§ 538 BGB) | Abrechenbar bei Nachweis |
|---|---|
| Laufspuren, Druckstellen im Bodenbelag | Brandloch, tiefer Riss, großflächiger Fleck |
| Vergilbte oder nachgedunkelte Wandfarbe | Starke Nikotinverfärbung, verkratzte Wände |
| Dübellöcher in üblicher Zahl | Bohrungen in Fliesenspiegel oder Naturstein |
| Mattierte Versiegelung, feine Kratzer | Tiefe Kratzspuren durch Möbelrücken |
| Abgenutzte Silikon- und Dichtungsfugen | Zerbrochene Fliesen, gesprungenes Waschbecken |
| Verkalkte Armaturen | Abgerissene Armatur, defekter Fenstergriff |
Die Fristen laufen parallel: sechs Monate Verjährung ab Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB) und drei bis sechs Monate angemessene Prüfungsfrist ab Mietende.
Passend dazu: Übergabeprotokoll für Hausverwaltungen.
Was das für die beiden Seiten heißt
- Verlangen Sie zu jeder Position Raum, Lage, Art und einen Beleg.
- Prüfen Sie, ob der Zeitwert abgezogen wurde.
- Bestehen Sie auf Auszahlung des unstrittigen Teils.
- Fordern Sie die Zinsen mit ein.
- Sortieren Sie Abnutzung nach § 538 BGB aus, bevor Sie rechnen.
- Prüfen Sie die Beweislage, bevor Sie fordern, ohne Einzugsprotokoll ist die Position angreifbar.
- Weisen Sie Zeitwert und Abzug „neu für alt“ offen aus.
- Schlüsseln Sie je Position auf und legen Sie Belege und Fotos bei.
Häufige Fehler
Der Mieter haftet dafür nicht (§ 538 BGB). Das ist der häufigste Grund, warum Abrechnungen scheitern.
Geschuldet ist der Zeitwert; ohne Abzug „neu für alt“ ist die Position angreifbar.
Der Mieter kann dann nicht prüfen, was er zahlen soll, und wird widersprechen.
Zulässig ist nur ein angemessener Teil.
Nächste Schritte
Abnutzung aussortieren (§ 538 BGB).
Beweislage prüfen: Gibt es ein Einzugsprotokoll, das die Position trägt?
Zeitwert ermitteln und den Abzug „neu für alt“ ausweisen.
Nachvollziehbar aufschlüsseln: Kaution und Zinsen, je Position Raum und Lage mit Belegen, Summe der Einbehalte und Auszahlungsbetrag mit Datum.
Häufige Fragen
Wie lange darf die Kaution nach dem Auszug einbehalten werden?
§ 551 BGB nennt keine feste Frist. Die Rechtsprechung gewährt eine angemessene Prüfungsfrist, in der Regel drei bis sechs Monate nach Mietende (BGH, Urteil vom 18.01.2006 – VIII ZR 71/05). Steht noch eine Betriebskostenabrechnung aus, darf ein angemessener Teil länger einbehalten werden – der gesamte Betrag ohne Begründung dagegen nicht.
Welche Positionen dürfen nicht abgerechnet werden?
Alles, was vertragsgemäße Abnutzung ist: Laufspuren im Bodenbelag, vergilbte Wandfarbe, Dübellöcher in üblicher Zahl, abgenutzte Silikonfugen, mattierte Versiegelungen. Der Mieter hat solche Veränderungen nach § 538 BGB nicht zu vertreten; sie sind mit der Miete abgegolten. Abgerechnete Abnutzung ist der häufigste Grund, warum ganze Abrechnungen angegriffen werden.
Warum darf nicht der Neupreis verlangt werden?
Weil ein Abzug „neu für alt“ vorzunehmen ist: Ersetzt wird der Zeitwert, also der Wert der Sache im Zeitpunkt der Beschädigung, nicht der Neuwert. Je geringer die verbleibende wirtschaftliche Lebensdauer, desto geringer der Ersatz. Für Teppichböden werden je nach Qualität etwa zehn Jahre angesetzt, bei hochwertiger Ware bis zu fünfzehn – ist die Lebensdauer überschritten, entfällt der Ersatzanspruch vollständig.
Muss die Kaution verzinst werden?
Ja. Der Vermieter hat eine Geldsumme, die als Sicherheit geleistet wird, getrennt von seinem Vermögen und zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz anzulegen; die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit (§ 551 Abs. 3 BGB). Die Zinsen gehören deshalb in die Abrechnung.
Wie sollte eine Abrechnung aufgebaut sein?
Nachvollziehbar Position für Position: Raum und Lage, Art der Feststellung, Verweis auf Einzugs- und Auszugsprotokoll, Alter der Sache, Zeitwertermittlung mit Abzug „neu für alt“, Betrag – und am Ende die Kaution samt Zinsen, die Summe der Einbehalte und der Auszahlungsbetrag. Beigefügt gehören die Belege und die betreffenden Fotos.
Was tun, wenn der Mieter der Abrechnung widerspricht?
Prüfen Sie den Widerspruch positionsweise gegen dieselben drei Fragen, an denen Abrechnungen scheitern: Ist es wirklich mehr als Abnutzung? Ist der Zeitwert angesetzt? Ist die Sechsmonatsfrist des § 548 Abs. 1 BGB gewahrt? Halten einzelne Positionen dieser Prüfung nicht stand, ist die frühzeitige Korrektur meist günstiger als das Verfahren.
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